Kuvaus yhtiökokouksen, hallituksen ja hallituksen asettamien valiokuntien ja muiden valvontaa suorittavien elinten kokoonpanosta ja toiminnasta


Yhtiökokous

Yhtiökokous on Tecnotreen ylin päätöksentekoelin. Yhtiökokouksen tehtävät on määritelty Suomen osakeyhtiölaissa ja yhtiöjärjestyksessä. Niistä tärkeimpiä ovat yhtiöjärjestyksen muuttaminen, tilinpäätöksen hyväksyminen, voitonjaosta päättäminen, vastuuvapauden myöntäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle sekä hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien valitseminen ja heille maksettavista palkkioista päättäminen.

Vuoden 2017 varsinainen yhtiökokous pidettiin 29.5.2017. Yhtiökokous vahvisti vuoden 2016 tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen ja myönsi hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle vastuuvapauden tilikaudelta 2016. Yhtiökokous päätti hallituksen esityksen mukaisesti, että tilikaudelta 2016 ei jaeta osinkoa ja että emoyhtiön tilikauden voitto, 1 816 403,05 euroa, jätetään omaan pääomaan.

Tecnotree Oyj:n ylimääräinen yhtiökokous pidettiin 14.9.2017 Espoossa. Ylimääräinen yhtiökokous valtuutti hallituksen päättämään enintään 900 000 000 uuden osakkeen antamisesta ja/tai yhtiön hallussa olevien osakkeiden luovuttamisesta joko maksua vastaan tai maksutta.

Hallitus

Tecnotreen hallituksen tehtävät ja vastuut määräytyvät Suomen osakeyhtiölain sekä muun soveltuvan lainsäädännön pohjalta, minkä mukaan yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii hallitus.

Hallitus vastaa toimitusjohtajan lisäksi myös siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallituksen tehtävänä on lisäksi edistää yhtiön ja kaikkien osakkeenomistajien etua linjaamalla yhtiön liiketoiminta siten, että se pitkällä aikavälillä tuottaisi mahdollisimman hyvän tuoton yhtiöön sijoitetulle pääomalle.

Yhtiöjärjestyksen mukaan Tecnotreen hallitukseen kuuluu vähintään kolme ja enintään kahdeksan varsinaista jäsentä. Yhtiökokous valitsee hallituksen ja vahvistaa hallituksen jäsenten lukumäärän. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan vuodeksi kerrallaan. Hallituksen jäsenen toimikausi päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Hallituksen jäsenten enemmistön on oltava yhtiöstä riippumaton. Lisäksi vähintään kahden mainittuun enemmistöön kuuluvista jäsenistä on oltava riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Tecnotreen hallituksen jäsenillä ei ole lakiin perustuvien tehtävien lisäksi muita erityistehtäviä. Hallituksen jäsenet ovat myös hallituksen valiokuntien jäseniä.

Hallitus on laatinut toimintansa tueksi työjärjestyksen, jossa määritellään hallituksen tehtävät, toimintatavat, kokouskäytäntö ja päätöksentekomenettely.

Työjärjestyksen mukaisesti hallitus:

• päättää konsernistrategiasta ja vahvistaa liiketoimintastrategian
• vahvistaa yrityksen ja sen tytäryhtiöissä toiminnassa noudatettavat arvot
• hyväksyy vuosittain liiketoimintasuunnitelman sekä valvoo sen toteuttamista
• päättää yrityksen keskeisestä organisaatiorakenteesta ja johtamisjärjestelmästä
• käsittelee ja hyväksyy tilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset
• määrittelee yrityksen osinkopolitiikan ja tekee yhtiökokoukselle ehdotuksen maksettavan osingon määrästä
• nimittää yrityksen toimitusjohtajan ja toimitusjohtajan sijaisen ja päättää heidän palkkauksestaan ja toimisuhteen ehdoista
• päättää yrityksen johtoryhmän jäsenten nimityksistä ja heidän palkkauksestaan
• päättää yrityksen ylimmän johdon palkitsemisjärjestelmistä sekä muun henkilöstön palkitsemisjärjestelmien periaatteista
• päättää strategisesti tai taloudellisesti merkittävistä yksittäisistä investoinneista sekä yritysostoista, myynneistä tai –järjestelyistä
• vahvistaa merkittävät riskienhallintaa koskevat toimintaperiaatteet
• päättää yhtiön pääomarakenteesta
• vahvistaa sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet
• arvioi vuosittain toimintaansa
• vastaa muista hallitukselle osakeyhtiölaissa tai muualla säädetyistä tehtävistä
• päättää tarvittaessa tarkastus-, palkitsemis- ja/tai nimitysvaliokunnan tai muun valiokunnan perustamisesta.

Hallitus arvioi toimintaansa ja työskentelytapojaan kerran vuodessa sisäisellä itsearviointimenettelyllä. Hallituksen työjärjestys on esitetty kokonaisuudessaan yhtiön internetsivuilla www.tecnotree.com

Hallituksen monimuotoisuutta koskevat periaatteet:

Hallituksen jäsenten lukumäärää ja hallituksen kokoonpanoa ehdotettaessa ja päätettäessä otetaan huomioon hallituksen monimuotoisuus, yhtiön toiminnan asettamat vaatimukset ja yhtiön kehitysvaihe tavoitteena mahdollistaa hallituksen tehtävien tehokas hoitaminen. Hallituksen jäseneksi valittavalla on oltava tehtävän edellyttämä pätevyys ja mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Hallituksen monimuotoisuuden toteuttamiseksi yhtiön hallitus huomioi hallituksen kokoonpanoa koskevan ehdotuksen valmistelussa jäsenten iän, sukupuolen, koulutuksen ja kokemuksen.

Yhtiön tavoitteena on, että hallituksessa on edustettuna monimuotoisesti eri toimiala- ja markkinaosaaminen, eri ammatti- ja koulutustaustat, monipuolinen ikäjakauma ja molemmat sukupuolet.

Vuoden 2017 kesäkuun jälkeen hallituksessa ei ole ollut naisjäsentä. Hallituksen jäsenten ikäjakauma oli 56–72 vuotta. Yhtiön nykyisessä tilanteessa jatkuvuus on nähty tärkeäksi, mutta samalla monimuotoisuutta pyritään kehittämään edelleen.

Hallituksen jäsenet

29.5.2017 pidetty yhtiökokous vahvisti hallituksen jäsenten lukumääräksi viisi (5) jäsentä, jotka valittiin toimikaudeksi, joka päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Yhtiökokous valitsi hallituksen jäseniksi Pentti Heikkisen, Matti Jaakolan, Harri Koposen, Pirjo Pakkasen ja Christer Sumeliuksen.

Tecnotreen hallitus on arvioinut Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin mukaisesti jäsentensä riippumattomuuden yhtiöstä ja osakkeenomistajista. Arvioinnin perusteella kaikki viisi hallituksen jäsentä ovat riippumattomia yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista.

Harri Koponen, s. 1962, merkonomi, eMBA, taloustieteiden tohtori h.c
Hallituksen puheenjohtaja, 2011–
Hallituksen jäsen, 2008–
Päätoimi: Toimitusjohtaja, Oy Osaka Ltd, 2010-.
Yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä omistajista riippumaton hallituksen jäsen
Tecnotreen osakkeita 31.12.2017: 658 352 kpl,

Pentti Heikkinen, s. 1960, KTM
Stanford Graduate School of Business (Stanford Executive Program 2001)
Hallituksen varapuheenjohtaja, 2013–
Hallituksen jäsen, 2009–
Päätoimi: Perustaja ja hallituksen puheenjohtaja, Solidabis Oy, 2016
Yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä omistajista riippumaton hallituksen jäsen
Tecnotreen osakkeita 31.12.2017: 398 019 kpl

Matti Jaakola, s. 1955, KTM
Hallituksen jäsen, 2015 -
Päätoimi: Toimitusjohtaja, CapWell Oy, 2006 -.
Yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä omistajista riippumaton hallituksen jäsen
Tecnotreen osakkeita 31.12.2017: - kpl, lähipiirin omistukset 36 000 kpl

Christer Sumelius, s. 1946, diplomiekonomi
Hallituksen jäsen, 2001–
Päätoimi: Toimitusjohtaja, Investsum Oy, 1984–.
Yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä omistajista riippumaton hallituksen jäsen
Tecnotreen osakkeita 31.12.2017: 2 147 937 kpl, lähipiirin omistukset 1 632 796 kpl

Pirjo Pakkanen, s. 1954, ekonomi, eMBA
Hallituksen jäsen, 9.5.2016-3.6.2017

Tecnotreen hallitus kokoontui vuoden 2017 aikana 28 kertaa. Jäsenten keskimääräinen osallistuminen hallituksen kokouksiin oli noin 95 prosenttia.

Vuoden 2017 varsinainen yhtiökokous vahvisti, että puheenjohtajalle maksetaan 50 000 euroa, varapuheenjohtajalle 30 000 euroa ja jäsenille 23 000 euroa vuodessa. Kokouspalkkiona maksetaan puheenjohtajalle 800 euroa ja jäsenille 500 euroa kokoukselta. Valiokuntien kokouspalkkiona maksetaan 500 euroa kokoukselta. Yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti hallituksen jäsenille korvataan myös kohtuulliset matkakustannukset.

Hallituksen jäsenille vuonna 2017 maksetut palkat ja palkkiot olivat yhteensä 186 138 euroa. Hallituksen jäsenillä ei ole osakeperusteisia palkitsemisjärjestelmiä.

Hallituksen jäsenten osallistuminen kokouksiin ja vuosipalkkio sekä kokouspalkkiot:

Hallituksen jäsen     Osallistuminen    Maksetut palkkiot (euroa)

Harri Koponen         26/28                 63 200

Pentti Heikkinen      27/28                38 500

Matti Jaakola          26/28                 31 000

Christer Sumelius   27/28                  31 000

Pirjo Pakkanen       11/11                  22 438

Hallituksen valiokunnat

Tarkastusvaliokunta

Tarkastusvaliokunnan tehtäviin kuuluu:

• seurata tilinpäätösraportoinnin prosessia
• valvoa taloudellista raportointiprosessia
• seurata yhtiön sisäisen valvonnan, mahdollisen sisäisen tarkastuksen ja
 riskienhallintajärjestelmien tehokkuutta
• käsitellä yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästä annettavaan selvitykseen sisältyvää
 kuvausta taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja
 riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteistä
• seurata tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteistä tilintarkastusta
• arvioida lakisääteisen tilintarkastuksen tai tilintarkastusyhteisön riippumattomuutta
 ja erityisesti oheispalvelujen tarjoamista tarkastettavalle yhtiölle
• valmistella tilintarkastajan valintaa koskeva päätösehdotus
• seurata yhtiön taloudellista tilannetta sekä
• pitää yhteyttä tilintarkastajaan ja käydä läpi tilintarkastajan tarkastusvaliokunnalle
 laatimia raportteja.

Tarkastusvaliokuntaan kuului neljä hallituksen jäsentä, Pirjo Pakkanen (puheenjohtaja), Harri Koponen, Matti Jaakola ja Pentti Heikkinen. Kokouksiin osallistuivat myös yhtiön toimitusjohtaja ja talousjohtaja.

Tarkastusvaliokunta kokoontui vuonna 2017 kolme kertaa. Jäsenten keskimääräinen osallistuminen valiokunnan kokouksiin oli noin 75 prosenttia.

Hallitus on vahvistanut valiokunnalle kirjallisen työjärjestyksen.

Tarkastusvaliokunnan jäsenten osallistuminen kokouksiin 2017:

Pirjo Pakkanen         3/3
Harri Koponen          2/3
Matti Jaakola            1/3
Pentti Heikkinen       3/3

29.5.2017 lähtien hallitus on vastannut tarkastusvaliokunnan tehtävistä.

Palkitsemis- ja nimitysvaliokunta

Palkitsemis- ja nimitysvaliokunnan tehtäviin kuuluu:


• yhtiökokoukselle tehtävän hallitusten jäsenten palkitsemisasioita koskevan ehdotuksen valmistelu
• hallituksen jäsenten seuraajaehdokkaiden etsiminen
• yhtiökokoukselle tehtävän hallituksen jäseniä koskevan ehdotuksen esittely
• toimitusjohtajan ja muun johdon nimitysasioiden valmistelu sekä heidän seuraajiensa kartoittaminen
• toimitusjohtajan ja muun johdon palkkauksen ja muiden taloudellisen etuuksien valmistelu
• yhtiön palkitsemisjärjestelmiä koskevien asioiden valmistelu
• toimitusjohtajan ja muun johdon palkitsemisen arviointi sekä huolehtiminen
• palkitsemisjärjestelmien tarkoituksenmukaisuudesta
• palkka- ja palkkioselvitykseen liittyviin kysymyksiin vastaaminen yhtiökokouksessa

Palkitsemis- ja nimitysvaliokuntaan kuului kolme hallituksen jäsentä: Harri Koponen, Matti Jaakola ja Christer Sumelius (puheenjohtaja).

Valiokunta kokoontui 2 kertaa vuoden aikana. Jäsenten osallistuminen valiokunnan kokoukseen oli 83 prosenttia.

Hallitus on vahvistanut valiokunnalle kirjallisen työjärjestyksen.

Palkitsemis- ja nimitusvaliokunnan jäsenten osallistuminen kokouksiin 2017
Christer Sumelius     2/2
Harri Koponen          2/2
Matti Jaakola           1/2

Toimitusjohtaja

Toimitusjohtajan tehtävä on Tecnotreen liiketoiminnan johtaminen ja kehittäminen Suomen osakeyhtiölain sekä yhtiön hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja saa ryhtyä yhtiön toiminnan laajuuden ja laadun huomioon ottaen epätavallisiin tai laajakantoisiin toimiin vain hallituksen valtuuttamana.
Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito järjestetty luotettavalla tavalla. Toimitusjohtajan vastuulla ovat myös sijoittajasuhteet, konserniviestintä, pitkän aikavälin strategia- ja taloussuunnittelu sekä merkittävät operatiiviset päätökset ja niiden toteuttamisen valvonta. Toimitusjohtaja valmistelee hallituksen kokouksissa käsiteltävät asiat ja raportoi tehtävistään hallitukselle.

Padma Ravichander s. 1959, Computer Science and IT (Dip), Concordia University, Montreal Canada, graduate of Executive Management School Stanford University, California, USA
Vt.toimitusjohtaja, 18.4.2016 - 8.5.2016
Toimitusjohtaja 9.5.2016-

Johtoryhmä

Johtoryhmän tehtävänä on toimitusjohtajan avustaminen, yhtiön liiketoimintojen valvominen ja kehittäminen asetettujen strategioiden ja tavoitteiden mukaisesti, konsernitasoisten menettelytapojen luominen, riskienhallintaprosessien tukeminen, yhtenäisen henkilöstöpolitiikan ja palkitsemiskäytännön seuraaminen sekä sidosryhmäsuhteiden hoitaminen. Johtoryhmä kokoontuu vähintään kerran kuussa.

Tecnotree-konsernilla oli vuoden 2017 lopussa kahdeksanjäseninen (8) johtoryhmä, johon kuuluivat toimitusjohtaja, kaksi myyntijohtajaa, tuotehallintajohtaja, tuotekehitysjohtaja, laatujohtaja, talousjohtaja ja  henkilöstöjohtaja. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii toimitusjohtaja.

 Johtoryhmän jäsenet, vastuualueet ja johtoryhmän jäsenyyden ajankohta:

Padma Ravichander s.1959, Insinööri
Päätoimi: Toimitusjohtaja, 2011-
Tecnotreen osakkeita 31.12.2017: 197 303 kpl,

Kirsti Parvi s. 1958, Yo-merkonomi, eMBA
Päätoimi: Talousjohtaja, 1.10.2016-
Tecnotreen osakkeita 31.12.2017: - kpl

Reija Virrankoski s. 1965, FM
Päätoimi: Henkilöstöjohtaja, 2014-
Tecnotreen osakkeita 31.12.2017: - kpl, lähipiiriomistukset 10 000 kpl

Indrajit Chaudhuri s. 1970, Insinööri
Päätoimi: Tuotehallintajohtaja, 1.6. 2016 -
Tecnotreen osakkeita 31.12.2017: – kpl

Sanjay Ketkar s. 1956, Insinööri
Päätoimi: Tuotekehitysjohtaja, 1.6.2016-
Tecnotreen osakkeita 31.12.2017: – kpl

Mike Keegan s. 1965, Insinööri
Päätoimi: Myyntijohtaja, Latinalainen Amerikka, 1.6..2016-
Tecnotreen osakkeita 31.12.2017 – kpl,

Udayan Kelkar s. 1963, Insinööri
Päätoimi: Myyntijohtaja, Eurooppa, MEA ja APAC, 1.6.2016 -
 Tecnotreen osakkeita 31.12.2017: - kpl

Sheela Singh s. 1963, Insinööri
Päätoimi: Laatujohtaja,1.3.2017 -
Tecnotreen osakkeita 31.12.2017: - kpl

Kuvaus taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteistä

Yhtiön yleiset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteet

Sisäisen valvonnan ja raportoinnin tavoite on varmistaa, että yrityksen toiminta on tehokasta, tieto on luotettavaa, vallitsevaa lainsäädäntöä ja sisäisiä toimintaperiaatteita noudatetaan. Yrityksen johto on vastuussa sisäisen valvonnan suorittamisesta.

Riskienhallinnan tehtävänä on yhtiön liiketoimintaan ja toimintaympäristöön vaikuttavien merkittävimpien riskien tunnistaminen, hallinta ja seuraaminen siten, että yhtiön strategiset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan mahdollisimman hyvin. Konsernin johtoryhmä on vastuussa riskienhallintaprosessista.

Valvontatoimenpiteet

Yhtiön taloudellisessa raportoinnissa käytetään pääsääntöisesti yhteistä talousjärjestelmää, jonka tiedot ovat eri yhtiöiden osalta nähtävissä myös pääkonttorissa. Vastaavasti myös emoyhtiön kirjanpitoa voidaan tarvittaessa tarkastella muissa toimistoissa. Konsernin raportointi tapahtuu kuukausittain erillisen järjestelmän avulla. Toteutumatietoja verrataan budjettiin ja ylimmällä tasolla myös edelliseen ennusteeseen. Merkittävät poikkeamat selvitetään.

Pääasialliset valvontatoimenpiteet ovat ajankohtaisten ennusteiden laadinta, toteutuneiden, ennustettujen ja aikaisempien kausien tietojen poikkeamien analysointi ja tapahtuma- ja prosessitason valvontatoimenpiteet sekä sisäiset tarkastukset. Yhtiöllä ei ole omaa sisäisen tarkastuksen toimintoa. Valvonnasta vastaa pääkonttorin talousosasto.

Vuosibudjetit laaditaan ja yksityiskohtaiset tavoitteet asetetaan strategisten suunnitelmien perusteella loka-joulukuussa. Hallitukselle esitetään alustava budjetti marraskuussa ja saadun palautteen perusteella laaditaan lopullinen budjetti, jota käsitellään hallituksen kokouksessa joulukuussa. Tämä sisältää myös toimintasuunnitelmat. Niiden pohjalta laaditaan kullekin henkilölle omat henkilökohtaiset tavoitteet.

Päivitetty liiketulosennuste esitetään kuukausittaisessa hallituksen kokouksessa. Kuukausiraportoinnissa esitetään päättyneen kauden viimeisin ennuste, toteuma ja seuraavan kauden ennuste.

Myynnin, liikevaihdon ja kassavirran ennusteita käsitellään kuukausittain tai tarvittaessa useammin alueittain puhelinkokouksissa. Ennusteet jaotellaan todennäköisyyden mukaan eri kategorioihin ja johtoryhmä päättää näiden tietojen perusteella hallitukselle esitettävästä ennusteesta.

Yrityksen talousjohto yhdessä muun johdon kanssa pyrkii varmistamaan kuukausiraportoinnin virheettömyyden. Tecnotreellä on erillinen myynnin tuloutuksessa noudatettava ohje. Linjaorganisaatio on vastuussa budjeteista ja ennusteista. Konsernin talousjohdon tehtävä on koota nämä budjetit ja ennusteet hyväksyttyjen aikataulujen mukaisesti ja valvoa suunnitelmien luotettavuutta. Hallitukselle raportoidaan suunnitelmien ja toteuman olennaiset eroavaisuudet ja mahdolliset virheet korjaustoimenpiteineen.

Konsernin talousjohto suorittaa ulkoisen ja sisäisen raportoinnin oikeellisuuden valvontaa. Liiketoiminnan luonteesta johtuen talousjohdon suorittamassa valvonnassa painotetaan erityisesti liikevaihdon tuloutumista ja myyntisaamisten seurantaa.

Riskienhallinta

Tecnotreen yleiset, vuosittain tehtävät ulkoisia riskejä koskevat johtoryhmän arvioinnit määrittelevät suurimmat riskit. Nämä arvioinnit tehdään pisteyttäen eri riskien todennäköisyyttä ja vaikutusta, minkä perusteella syntyy riskikartta. Kullekin merkittävälle riskille määritetään toimenpiteet ja vastuuhenkilöt. Merkittävimpiä riskejä on kuvattu hallituksen toimintakertomuksessa. Hallitus vahvistaa merkittävimmät riskienhallintaa koskevat toimintaperiaatteet.

Yksi yhtiön merkittävimmistä riskeistä on ollut rahan riittävyys. Espoon käräjäoikeus vahvisti 15.11.2016 täydennetyn saneerausohjelmaehdotuksen ja päätöksen myötä saneerausmenettely lakkasi. Maksuohjelman mukaiset suoritukset päättyvät 20.6.2025

Yrityksen hallintoa ja ohjausta suoritetaan kirjallisten toimintaperiaatteiden avulla. Myyntisopimusten tekoon, luottopäätöksiin, varainhallintaan, valuuttasuojauksiin, ostoihin ja asioiden hyväksymiseen tehdyt linjaukset ovat yrityksen tärkeimmät toimintaperiaatteet.

Suuri osa Tecnotreen riskeistä liittyy myyntiin. Näitä riskejä saadaan vähennettyä systemaattisella tarjousten läpi käymisellä. Tecnotreellä on yhdenmukaiset tarjousten käsittelyyn liittyvät periaatteet (ns. bid review) ja käytännöt.

Tytäryhtiöiden ja ulkomaisten toimipisteiden omat suositukset ja toimintaperiaatteet ovat linjassa konsernitason suositusten ja toimintaperiaatteiden kanssa. Yhtiö on määrittänyt itselleen eettiset ohjeet (Code of Conduct).

Konsernin valuutta-, korko- ja likviditeettiriskien hallinnasta sekä operatiivisia riskejä koskevista vakuutuksista vastaa yhtiön talousjohto.

Yhtiön johtoryhmä käsittelee riskejä ja niiden hallintaa kokouksissaan säännöllisesti. Toimitusjohtaja raportoi niistä hallitukselle.

Taloudelliseen raportointiin liittyviä riskejä vähentävät konsernin käytössä olevat raportointi- ja valvontatavat. Suurin osa myyntiin liittyvistä tapahtumista on emoyhtiössä. Yhtiöt noudattavat samaa tilikarttaa ja IFRS-sääntöjä sekä käyttävät samoja, kattavan tiedon sisältäviä ohjelmistoja. Yhtiö on analysoinut 1.1.2018 voimaan astuvan IFRS 15 Myyntituotot asiakassopimuksista -standardin vaikutuksia ja ottaa standardin käyttöön 1.1.2018 alkavalla tilikaudella. Varainhallinto ja rahoitus on keskitetty konsernihallintoon sekä sopimukset ja toimintaohjeet on tallennettu helposti käytettävään arkistoon.

Lähipiiriliiketoimet

Tecnotree arvioi ja seuraa lähipiirinsä kanssa tehtäviä liiketoimia ja huolehtii siitä, että mahdolliset eturistiriidat tulevat asianmukaisesti huomioiduiksi yhtiön päätöksenteossa. Yhtiö ylläpitää luetteloa sen lähipiiriin kuuluvista osapuolista. Yhtiö huolehtii lähipiiriin kuuluvien osapuolien ja liiketoimien määrittelystä ja tunnistamisesta.

Tietyt lähipiiriliiketoimet julkistetaan pörssin sääntöjen edellyttämällä tavalla.

Tecnotree Oyj:llä ei 2017 ollut olennaisia, tavanomaisesta liiketoiminnasta tai markkinaehdoista poikkeavia lähipiiriliiketoimia.

Sisäpiiriasiat

Tecnotree-konsernissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sisäpiirisääntelyä ja Nasdaq Helsingin sisäpiiriohjetta. Lisäksi konsernissa on oma sisäpiiriohje, joka täydentää Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta. Sisäpiiriohjetta päivitetään tarvittaessa. Sisäpiiriohje on luettavissa yhtiön intranetsivuilla.

Tecnotreen sisäpiirivastaavana ja sisäpiirirekisterin hoitajana toimii talousjohtaja. Sisäpiirivastaavan tehtävänä on yhtiön sisäinen tiedottaminen ja kouluttaminen sisäpiiriasioissa ja sisäpiiriasioiden valvonta (mm whistleblowing-järjestelmä). Sisäpiirivastaava vastaa myös kaupankäyntirajoituksen sekä johtohenkilöiden ja näiden lähipiirin liiketoimien ilmoitus- ja julkistamisvelvollisuuden hoitamisesta.

Tecnotree on päättänyt ylläpitää erillistä luetteloa pysyvistä sisäpiiriläisistä, joilla on asemansa tai työnsä perusteella jatkuva pääsy kaikkeen yhtiötä koskevaan sisäpiirintietoon. Tecnotree on määritellyt pysyviksi sisäpiiriläisiksi seuraavat henkilöt:

• Tecnotreen hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja ja talousjohtaja ja

• hallituksen sihteeri.

Sisäpiirihankkeista pidetään hankekohtaista sisäpiiriluetteloa pörssin sisäpiiriohjeen mukaisesti.

Soveltuvan lainsäädännön mukaisesti Tecnotree Oyj:n johtotehtävissä toimivat henkilöt (hallitus, toimitusjohtaja ja johtoryhmä) ja heidän lähipiirinsä ilmoittavat kaikki omaan lukuun tekemänsä liiketoimet yhtiölle ja Finanssivalvonnalle kolmen työpäivän kuluessa liiketoimen toteutuksesta. Yhtiön sisäpiiriohjeen mukaan johtohenkilöiden on kuitenkin tehtävä ilmoitus jo seuraavana työpäivänä. Yhtiö julkaisee johdon ja lähipiirin kaupat pörssitiedotteella soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Tecnotreen johtohenkilöiden tulee ajoittaa kaupankäyntinsä Tecnotreen rahoitusvälineillä siten, ettei kaupankäynti heikennä luottamusta arvopaperimarkkinoihin. Tecnotreen johtohenkilöt eivät saa käydä kauppaa Tecnotreen rahoitusvälineillä ajanjaksona, joka alkaa 30 vuorokautta ennen kunkin tilinpäätöstiedotteen, puolivuotiskatsauksen sekä kolmelta tai yhdeksältä kuukaudelta annettavan taloudellisen raportin julkistamista ja päättyy näiden tietojen julkistamista seuraavana päivänä. Kaupankäyntirajoitus koskee myös henkilöitä, jotka osallistuvat Tecnotreen taloudellisten raporttien valmisteluun, laatimiseen ja julkistamiseen.

Tilintarkastus

Tilintarkastuksen ensisijaisena tehtävänä on vahvistaa, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot yhtiön tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Lisäksi tilintarkastaja tarkastaa yhtiön hallinnon lainmukaisuutta.

Tilintarkastaja valitaan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Hallituksen tai osakkeenomistajien, joilla on vähintään 10 % yhtiön osakkeiden tuottamasta äänimäärästä, tekemä ehdotus tilintarkastajaksi ilmoitetaan yhtiökokouskutsussa edellyttäen, että ehdokas on antanut suostumuksensa valintaan ja että yhtiö on saanut tiedon ehdotuksesta niin hyvissä ajoin, että se voidaan sisällyttää yhtiökokouskutsuun. Jos tilintarkastajaehdokas ei ole hallituksen tiedossa yhtiökokouskutsua toimitettaessa, vastaavalla tavalla asetettu ehdokas julkistetaan erikseen.

Tilintarkastajan palkkiot sekä mahdolliset palkkiot tilintarkastukseen liittymättömistä palveluista tilikaudelta ilmoitetaan vuosikertomuksessa ja yhtiön internetsivuilla.

Vuoden 2017 yhtiökokous valitsi tilintarkastajaksi edelleen tilintarkastusyhteisö KPMG Oy AB:n. Päävastuullisena tilintarkastajana oli Leenakaisa Winberg. KPMG Oy Ab:lle maksettiin maksettiin vuonna 2017 palkkioita tilintarkastuksesta 144 tuhatta euroa ja muista palveluista ja veroneuvonnasta 9 tuhatta euroa. Ulkomailla sijaitsevissa tytäryhtiöissä KPMG:lle maksettiin tilintarkastuspalkkoita 68 tuhatta euroa ja veroneuvonnasta 39 tuhatta euroa. Muille tilintarkastusyhteisöille maksettiin tilintarkastuspalkkioita 23 tuhatta euroa ja muista palveluista ja veroneuvonnasta 31 tuhatta euroa.

Tiedottaminen


Yhtiö noudattaa tiedonantopolitiikassaan Suomen ja Euroopan unionin lainsäädäntöä, Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä ja ohjeita, Finanssivalvonnan ja Euroopan arvopaperimarkkinaviranomaisen (ESMA) ohjeita ja määräyksiä, Suomen listayhtiöiden hallintokoodia sekä muita pörssiyhtiöitä koskevia sääntöjä.

Tecnotreen viestinnän keskeisiä periaatteita ovat avoimuus, rehellisyys, johdonmukaisuus ja selkeys. Yhtiön tavoitteena on antaa kaikille sidosryhmille tasapuolisesti ja viivytyksettä oikeaa ja ajantasaista tietoa yhtiön toiminnasta.

Tecnotree Oyj
Hallitus